DMS - Eigenschaften Dokumenten(-Datensatz)

Im Dokumentendatensatz werden auf dem Register: INHALT alle relevanten Informationen zum angefügten Dokument gefüllt.

Bei einer Elektronischen Rechnung werden die Felder bei Übernahme des Dokumentes in den Dokumentendatensatz automatisch befüllt. Bei Rechnungen, die als PDF oder Scan vorliegen, sind die Felder passend zum vorliegenden Dokument manuell zu befüllen.

Weitere Infos sowie Beispiele finden Sie in folgendem Bereich der Hilfe: DMS - Erfassung der Rechnung (im Standard).

Kopf der Maske

Dokumentenart

Wählen Sie im Auswahlfeld eine der Dokumentenarten, welche unter PARAMETER - DOKUMENTE - ARTEN konfiguriert wurden. Bei Neuanlage eines Dokumentendatensatzes ist im Feld als Art standardmäßig "Sonstiges" eingetragen (bewirkt Dokumentenstatus: "Unbelegt").

Weitere Informationen finden Sie in folgendem Hilfe-Artikel: DMS - Arten (Parameter).

Status

Wählen Sie über das Auswahlfeld einen Dokumentenstatus. Diese sind im Bereich PARAMETER - DOKUMENTENSTATUS konfiguriert. Bei einer Neuanlage eines Dokumentendatensatzes ist als Dokumentenstatus standardmäßig "Unbelegt" eingetragen.

Weitere Informationen finden Sie in folgenden Hilfe-Artikel: DMS: Dokumentenstatus (Parameter).

Sachbearbeiter

An dieser Stelle ist der Sachbearbeiter einzutragen. Das Dokument taucht nun auf dem Register: "Mein Dokumenten-Eingang" des eingetragenen Sachbearbeiters auf.

Kennzeichen "Aktiv"

Das Aktiv-Kennzeichen wird für die Versionierung genutzt. Der aktuell gültige Dokumentendatensatz besitzt immer das Aktiv-Kennzeichen.

Weitere Informationen in folgendem Hilfe-Bereich: DMS: DMS - Versionierung von Dokumenten.

Auswahlfeld: Bereich

Über den Auswahlfeld: "Bereich" kann erreicht werden, dass das Dokument einem bestimmten Bereich zugeordnet wird.

Während beim Erfassen von einfachen zugehörigen Dokumenten wie Bedienungsanleitungen oder Produkt-Montagehinweisen die Auswahl manuell vorzunehmen ist und optional genutzt werden kann, wird bei der Verwendung des microtech Dokumentenmanagement eine automatische Befüllung nach gewählter Konfiguration vorgenommen. Dies gilt auch für die Auswahl der zugehörigen "Nummer".

Info

Weitere Informationen zu den Auswahlfeldern: "Bereich" und "Nummer" erhalten Sie an folgenden Stellen der Hilfe:

Kopf - Eigenschaften - Register eines Dokumentendatensatzes - (allgemeine Infos zu diesem Feldern bei Verwendung von Dokumenten).
DMS - Erfassung der Rechnung (im Standard) - (speziellere Infos zu diesem Feldern bei Verwendung des microtech Dokumentenmanagement).

Nummer

Dieses Feld richtet sich nach dem ausgewählten Bereich. So kann bei vorheriger Bereichsauswahl: "Adresse" eine Adressnummer eingegeben werden.

Register: Inhalt

Im Modul: "microtech Dokumentenmanagement" steht im Dokumentendatensatz das zusätzliche Register: INHALT zur Verfügung. Dieses hat für das Ablegen der Dokumente ein zentrale Rolle.

Gruppe: "Dokument"

In dieser Gruppe finden sich folgende Eingabemöglichkeiten:

Datumsfeld
Kennzeichen: "Dokument wurde gebucht"

Gruppe: "Beleginformationen des Dokumenteninhalts"

An dieser Stelle werden folgende Informationen erfasst:

Belegnummer
USt.-Identnummer
Kundennummer
Gesamtbetrag (brutto) mit Währung und Information ob "Soll" oder "Haben"
Gegenkostenstelle

Gruppe: "Zugeordnete Adresse"

In dieser Gruppe kann die zugeordnete Adresse eingetragen werden.

Gruppe: "Zugeordneter Vorgang"

In dieser Gruppe kann der zugeordnete Vorgang eingetragen werden.

Gruppe: "Vorgaben für die Neuanlage von Buchungssätzen"

In dieser Gruppe steht Ihnen das Kennzeichen: "Nur Buchungssatz erzeugen" zur Verfügung.

Ist das Kennzeichen gesetzt, stehen zusätzliche Felder zur Verfügung:

Gegenkontonummer
Kontonummer
Buchungstext

Ist zusätzlich das Kennzeichen: "Erweiterte Buchungssatzerfassung" aktiviert, dienen diese drei Felder nur noch als Vorgabe für neu angelegte Zeilen in der Tabelle "Erweiterte Buchungssatzerfassung" (siehe unten).

Gruppe: "Erweiterte Buchungssatzerfassung"

Gen. 24

Kennzeichen: Erweiterte Buchungssatzerfassung

Ist das Kennzeichen: "Erweiterte Buchungssatzerfassung" aktiviert, steht Ihnen zusätzlich eine Tabelle zur Verfügung, über die sich der Gesamtbetrag eines Dokuments (z. B. einer Eingangsrechnung) auf mehrere Buchungspositionen verteilen lässt (Splitbuchung) – beispielsweise auf unterschiedliche Konten, Gegenkonten, Kostenstellen oder Steuerschlüssel.

Die Tabelle enthält folgende Spalten:

Soll-Betrag
Haben-Betrag
Gegenkonto
Steuerschlüssel
Gegenkostenstelle
Konto
Text

Info

Wird das Kennzeichen erstmalig aktiviert und liegen noch keine Zeilen vor, befüllt die Software die Tabelle automatisch anhand der Steuerverteilung des Gesamtbetrags.
Weicht die Summe der Tabellenzeilen vom Gesamtbetrag des Dokuments ab, wird dies in der Tabellen-Überschrift als "Differenz: xyz" ausgewiesen.
Es muss mindestens eine Zeile erfasst sein, damit der Dokumenten-Datensatz gespeichert werden kann.

Voraussetzung für die Anzeige der Tabelle ist, dass zusätzlich das Kennzeichen: "Nur Buchungssatz erzeugen" aktiviert ist.

Gruppe: "E-Rechnung"

In dieser Gruppe werden die für die Elektronische Rechnung relevanten Werte angezeigt:

Geschäftsvorfall (z. B. "380 Handelsrechnung (Commercial invoice)")
Format (z. B. "XRechnung (UBL)") mit zugehöriger Versionsangabe (z. B. "3.0.x")

Diese Werte werden bei Übernahme einer Elektronischen Rechnung automatisch aus dem Dokument ausgelesen und befüllt. Eine manuelle Eingabe ist nicht vorgesehen; die Felder dienen der Anzeige und Kontrolle der erkannten E-Rechnungs-Konfiguration.

Register: Memo / Gesperrt

Memo

Auf dem Register: MEMO / GESPERRT steht ein Textfeld zur Verfügung, sofern in den Parametern das Kennzeichen: "Sachbearbeiter kann Memo bei Statuswechsel über "Dokumentenstatus ändern" für den Status aktiviert ist. Weitere Infos: DMS: Dokumentenstatus (Parameter).

Beachten Sie:

Die Felder auf dem Register: MEMO / GESPERRT werden nicht im Dokumenten-Protokoll protokolliert.

Sperrvermerk

In dieser Gruppe kann über das Kennzeichen: "Gesperrt am" eine Sperrung mit Angabe des Datums erfasst werden. Durch die Sperrung wird das Datum der Sperrung sowie das Kürzel des Nutzers notiert, der die Sperrung verfügt hat. Im Textfeld können die Gründe für die Sperrung eingetragen werden.

Je nach Einstellung wird durch die Sperrung automatisch im Kalender der Art: "Wiedervorlage" erstellt und kann mit OK bestätigt oder durch ÄNDERN bearbeitet werden.

Register: Einstellungen

Die Einstellungen des Register finden Sie in folgenden Bereich der Hilfe: Eigenschaften und Register eines Dokumentendatensatzes.

Aufbewahrung

Bei Einsatz des Moduls: "microtech Dokumentenmanagement" existiert zusätzlich die Gruppe: "Aufbewahrung". An dieser Stelle wird die in den Parametern eingestellten Vorgabe übernommen, sofern vorhanden: DMS - Arten (Parameter).

Dauer

Über das Auswahlfeld kann die Aufbewahrungsfrist für "Monate" oder "Jahre" festgelegt werden soll.
Im Erfassungsfeld wird ein Wert eingetragen. Zusammen ergibt sich damit die Dauer die "Aufbewahrungsdauer", z. B.: "10 Jahre".
Mit dem Kennzeichen "Beginnt zum Anfang des folgenden Kalenderjahres" wird festgelegt, ob die Aufbewahrungsfrist ab Anfang des kommenden Jahres hochgezählt werden soll.

Löschdatum

Aus den Angaben zur Dauer der Aufbewahrung berechnet sich das Löschdatum. Beim Erstellen des Datensatzes kann auch eine abweichende Aufbewahrungsfrist erfasst werden.

Register: SELEKTIONEN

Sofern Sie im DB-Manager Selektionsfelder für den Bereich: "Dokumente" / "Dokumenten-Eingang" angelegt haben, stehen diese Selektionsfelder sowohl im Bereich: "Dokumente" als auch im "Dokumenten-Eingang" zur Verfügung. Weitere Infos: Selektionsfeld aktivieren.

Register: INFO

Bereich: Information

Auf dem Register: INFO steht ein Textfeld zur Verfügung, sofern in den Parametern das Kennzeichen: "Sachbearbeiter kann Info bei Statuswechsel über "Dokumentenstatus ändern" für den Status aktiviert ist. Weitere Infos: DMS: Dokumentenstatus (Parameter).

Beachten Sie:

Die Felder auf dem Register: INFO werden nicht im Dokumenten-Protokoll protokolliert.

Bereich: Sonstige Angaben

Die Felder im Bereich der sonstigen Angaben dienen der Rechts-/Revisionssicherheit im Bereich der Dokumente und werden automatisch von der Software befüllt.

Weitere Hinweise einblenden

GUID

Der Globally Unique Identifier stellt einen eindeutigen Bezeichner in Form einer 128-Bit-Ganzzahl (16 Bytes) bereit.

Erstellungszeitstempel

Gibt den Zeitpunkt (UTC) an, zu dem der Dokumenten-Datensatz erstellt wurde.

Dokumenten-Version

Existieren durch eine Versionierung mehrere Versionen eines Dokumentes, wird an dieser Stelle die Nummer der Versionierung eingetragen.

Bereich: Dokumenteninhalt

Version (Berechnung)

Version des Schlüssels des Signaturverfahrens.

Prüfziffer

Durch den Schlüssel des Signaturverfahrens erstellte Prüfziffer.

Zeitstempel (UTC)

Zeitpunkt, zu dem die Prüfziffer erstellt wurde.

Kennzeichen: Revisionssicher (mit Protokollierung)

Dieses Kennzeichen wird über die Parametrisierung gesetzt.

Dokumenteninhalt darf nicht geändert werden

Dieses Kennzeichen wird über die Parametrisierung gesetzt.

Bereich: Datensatzinformationen

Das Erstellungsdatum sowie Änderungsdatum werden automatisch mit dem Kürzel des Nutzers festgehalten.

Info:

Weitere Infos: