# E-Rechnung (Hinweise zur Nutzung)
## Prüfen verschiedener Bereiche in der Software in Zusammenhang mit der E-Rechnung
### Allgemeine Infos
Beim Verarbeiten von E-Rechnungen werden in microtech büro+ zahlreiche Felder automatisch in bestimmten Bereichen der Software zugewiesen und befüllt. Wird ein Mandant neu angelegt, so sind einige der Konfigurationen bereits vorgenommen. Prüfen Sie diese Konfiguration anhand der nachfolgenden Punkte, ob sie zu Ihren Anforderungen passen und ergänzen die Konfiguration bei Bedarf. Sofern Sie eine individualisierte Konfiguration nutzen, können Sie diese auf Ihren Anforderungen zugeschnitten anpassen. Auf dieser Seite zeigen wir einige relevante Bereiche, die Sie hierzu prüfen können.
e-mail versand digital signieren digitale signatur Signatur
### Prüfen: Konfiguration genutzter Vorgangsarten
In den Vorgangsarten sollte bereits standardmäßig von der Software der passende Code im Feld: "Vorgaben für E-Rechnung" - "Geschäftsfall" eingetragen sein.
Sofern Sie eigene Vorgangsarten eingerichtet haben, prüfen Sie bitte diese auf korrekte Hinterlegung des Geschäftsvorfalls: PARAMETER – VORGÄNGE – ARTEN. Auf dem Register: PARAMETER - **VORGABEN FÜR E-RECHNUNG (GESCHÄFTSVORFALL)**.
Der an dieser Stelle eingetragene Geschäftsvorfall gilt sowohl für das Format "**XRechnung**" als auch "**ZUGFeRD**". Informationen zu den Parameter-Einstellungen in den Vorgangsarten finden Sie im Kapitel: [Vorgangsarten - Register: "Parameter"](../parameter/vorgaenge/vorgangs-arten/glparamvorgangartenparameter.md).
Im Auswahlfeld stehen folgende Werte zur Verfügung:
* 380 Handelsrechnung (Commercial invoice)
* 381 Gutschrift (Credit note)
* 384 Rechnungskorrektur (Corrected invoice)
* 386 Vorauszahlungsrechnung (Pre Payment Invoice) - Ab Gen. 24
* 211 Zwischen-(abschlags-)rechnung (Interim Application for Payment) - Ab Gen. 24
* 218 Schlussrechnung (Final Payment Request Completion of Work) - Ab Gen. 24
* 270 Lieferschein (Delivery note / Despatch advice) - Ab Gen. 24
* (Manuell erfasst) - freie, numerische Geschäftsvorfall-Nummer - Ab Gen. 24
Gen. 24
#### Freien Geschäftsvorfall manuell erfassen
Wählen Sie im Feld "Geschäftsvorfall" den Eintrag "(Manuell erfasst)" aus, blendet die Software ein zusätzliches Eingabefeld ein. Dort tragen Sie eine beliebige numerische Geschäftsvorfall-Nummer ein. Diese Möglichkeit ist z. B. hilfreich, wenn Sie einen Geschäftsvorfall benötigen, der in der Standardliste noch nicht enthalten ist.
!!! warning "Beachten Sie"
Bei Auswahl von "(Manuell erfasst)" prüft die Software die eingetragene Nummer nicht gegen eine offizielle Codeliste. Sie tragen selbst die Verantwortung dafür, dass das erzeugte Dokument den Regeln des von Ihnen gewählten Geschäftsvorfalls entspricht. Das Eingabefeld akzeptiert ausschließlich numerische Werte.
Gen. 24
#### Lieferscheinnummer in E-Rechnung übernehmen
Damit die Software in der E-Rechnung das Feld **BT-16** als strukturiertes Feld darstellen kann, muss zuvor sichergestellt sein, dass der "Lieferschein" als Geschäftsvorfall "270 Lieferschein" konfiguriert ist.
#### Warum ist die Lieferscheinnummer wichtig?
Viele Rechnungsempfänger – insbesondere Behörden und größere Unternehmen – gleichen eingehende Rechnungen automatisiert gegen den zuvor erhaltenen Lieferschein ab. Durch die Konfiguration ist sichergestellt, dass die Lieferscheinnummer in die E-Rechnung übernommen wird.
### Feldmapping für ausgehende E-Rechnungen anpassen
Benötigen Sie eine von der Systemvorgabe abweichende Feldbelegung für einzelne Business Terms Ihrer ausgehenden E-Rechnungen, richten Sie dies über PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - E-RECHNUNGS-EXPORT ein. Beachten Sie dabei auch die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Business Terms (z. B. Zahlungsart-Felder).
* **[E-Rechnungs-Feldmapping einrichten](../parameter/vorgaenge/erechnungsfeldmappingeinrichten.md) - inkl. Hinweisen zu abhängigen Business Terms**
M
### Prüfen: Konfiguration der Einheiten
Die verwendeten Maßeinheiten müssen für E-Rechnungen mit einem passenden Code ausgewiesen werden. Hierzu dient das **Feld: "Code (E-Rech.)"**.
Sie finden die Übersicht der genutzten Einheiten unter PARAMETER – ARTIKEL – EINHEITEN. Über die Schaltflächen: NEU / ÄNDERN lassen sich entsprechend Anpassungen durchführen und Einheiten ergänzen.
Im Feld „Maßeinheit – Code“ muss der korrekte Code der jeweiligen Einheit erfasst sein. Prüfen Sie ggf. die Einheiten-Datensätze und legen Sie bei Bedarf zusätzliche Einheiten-Datensätze an.
Die Konfiguration des Codes erfolgt unter PARAMETER – ARTIKEL – EINHEITEN und schließlich auf dem Register „Export / Import“ eines Einheiten-Datensatzes im Bereich "E-Rechnung (Ex- und Import)".
!!! tip "Tipp"
Infos zu **vorkonfugierten** und hinzugügen **weiterer Einheiten** unter:
* **[Einheiten](../parameter/artikel/glparamarteinheiten.md)**.
!!! info "Info:"
**Prüfen Sie die von Ihnen benötigten Einheiten und legen Sie bei Bedarf über die Schaltfläche: NEU weitere Einheiten-Datensätze an**
Da jede Branche unterschiedliche Anforderungen mitbringt, ist die Software bewusst flexibel beim Erstellen neuer Einheiten-Datensätze.
### Prüfen der Steuerschlüssel
Unter PARAMETER – SONSTIGE – UMSATZSTEUER ist für die einzelnen Umsatzsteuer-Datensätze auf dem **Register: STEUERSATZ / VORGABEN** der **Bereich: E-RECHNUNG** zu prüfen.
#### Auswahlfeld: Steuerart
In diesem Auswahl-Feld sind folgende Einträge wählbar:
* (Nicht zugeordnet)
* Umsatzsteuer (**VAT**)
* Versicherungssteuer (**ZF\_INSURANCE\_TAX**)
* Altteilesteuer (**AAJ**)
!!! info "Info:"
In den Standard-Steuerschlüsseln befindet sich bereits eine Vorbelegung.
#### Auswahlfeld: Kategorie Code
In dieses Feld kann der Kategorie Code eingetragen werden, z. B.: "S" ("Standard rate") für den "Normalsatz".
#### Vollständige "Kategorie Code"-Liste
Nutzen Sie die folgenden offiziellen Codes für die Konfiguration. Sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater bei Unklarheiten.
| Code | Bezeichnung (deutsch) | Bezeichnung (englisch) | Beschreibung |
| ------ | ------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **S** | Standard-Mehrwertsteuersatz | Standard rate | Normalsatz der Umsatzsteuer |
| **Z** | Nullsteuersatz (0 %) | Zero rated goods | Umsatzsteuersatz von 0 % (z.B. Lieferung und Installation von Photovoltaikanlagen nach § 12 Abs. 3 UStG) |
| **E** | Mehrwertsteuerbefreit | Exempt from tax | Steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG (z. B. Heilberufe, Versicherungen) |
| **AE** | Reverse-Charge-Verfahren | VAT Reverse Charge | Umkehrung der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (z. B. Bauleistungen) |
| **K** | Innergemeinschaftliche Lieferung | VAT exempt for EEA intra-community supply of goods | Steuerfreie Lieferung von Waren innerhalb der EU (§ 4 Nr. 1b UStG) |
| **G** | Mehrwertsteuerbefreit für Export außerhalb der EU | Free export item, tax not charged | Steuerfreie Ausfuhrlieferungen mit Vorsteuerabzug (§ 4 Nr. 1a UStG) |
| **O** | Nicht im Anwendungsbereich der Mehrwertsteuer | Services outside scope of tax | Umsätze, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen (z. B. Zuschüsse, hoheitliche Tätigkeiten) |
| **L** | Kanarische Inseln | Canary Islands general indirect tax | Spezielle Umsatzsteuerregelung für die Kanarischen Inseln |
| **M** | Ceuta und Melilla | ax for production, services and importation in Ceuta and Melilla | Spezielle Umsatzsteuerregelung für Ceuta und Melilla |
!!! info "Info:"
Wird in das Feld "Kategorie Code" kein Wert geschrieben, geht die Software automatisch vom Normalsatz "S" aus.
#### Grund der Steuerbefreiung
Um den gesetzlichen Pflichten bei der E-Rechnungserstellung nachzukommen, kann hier der Grund für die Steuerbefreiungen (BT-120) hinterlegt werden.
Dieses Feld kann eingegeben oder durch ein Dropdownmenü gefüllt werden:
| **BT-120 (Exemption Reason Text)** | **BT-121 (Exemption Reason Code)** |
|---------------------------------------------------------------------------|------------------------------------|
| Innergemeinschaftliche Lieferung gem. § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG UStG | VATEX-EU-IC |
| Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers | VATEX-EU-AE |
| Ausfuhrlieferung gem. § 6 UStG | VATEX-EU-G |
| Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG | VATEX-EU-O |
| Lieferung und Installation von Photovoltaikanlagen nach § 12 Abs. 3 UStG | nicht vor belegt |
| Steuerfreie Leistung gemäß § 4 UStG | nicht vor belegt |
| Leer => Eigener Text | nicht vor belegt |
### Gruppenbildung bei Abrechnungspositionen
#### Vom Druck ausgeblendete Positionen werden nicht einzeln in E-Rechnung ausgegeben
Bei der Abrechnung (von z. B. Zeiten oder Provisionsdatensätzen) können Gruppen gebildet werden, deren einzelne Positionen vom Druck ausgeblendet werden. Diese Ausblendung wird so auch in der E-Rechnung berücksichtigt: Wird mindestens eine Position innerhalb einer Gruppe vom Druck ausgeblendet, gibt die E-Rechnung nur den Gruppentitel (sofern vorhanden) und die Gruppensumme als eine Position aus. Die einzelnen Positionen der Gruppe werden nicht ausgegeben.
!!! warning "Beachten Sie"
Wenn Sie einzelne Positionen innerhalb einer Gruppe nachträglich wieder für den Druck einblenden, werden diese zwar auf dem Druckbeleg und in der E-Rechnung ausgegeben – dies führt jedoch zu Validierungsfehlern in der E-Rechnung.
**Lösung:** Blenden Sie eine Position ein, müssen Sie diese auch aus der Gruppe herauslösen. Verschieben Sie die Position dazu im Vorgang vor den Gruppenkopf oder hinter den Gruppentitel.
## Steuerverteilung innerhalb einer Position
### Mehrere Steuersätze in einer Rechnungsposition (z. B. 7 % und 19 %)
Enthält eine Rechnungsposition eine Steuerverteilung auf mehrere Steuersätze (z. B. 7 % und 19 %), gibt die Software beim Erstellen einer E-Rechnung im Format "ZUGFeRD" oder "XRechnung" für jeden zusätzlichen Steuerschlüssel eine zusätzliche Abrechnungsposition mit dem Text "Steueranteil [x] % zu Zeile [y]" aus.
!!! info "Info:"
Ein manuelles Aufteilen der betroffenen Beträge auf mehrere Vorgangspositionen mit jeweils nur einem Steuersatz ist nicht mehr erforderlich.
### Felder in Vorgang für Bestellnummer / Leitweg-ID in E-Rechnung
Das Feld "**Bestellnummer**" befindet sich im Vorgang auf dem **Register: "Adr.-Kennzeichen"**. Das Feld kann manuell oder z. B. auch über eine Regel befüllt werden. In den XML-Daten wird die Bestellnummer mit ausgegeben.
* Der Wert aus dem Feld: **Bestellnummer** befüllt in E-Rechnungen die **cbc:ID**.
* Der Wert aus dem Feld: **Leitweg-ID** befüllt in E-Rechnungen die **cbc:BuyerReference**. Damit die E-Rechnung korrekt einer Adresse zugewiesen werden kann, ist es erforderlich die "**Leitweg ID**" im jeweiligen Adress-Datensatz einzupflegen. In Adress-Datensätzen befindet sich dieses Feld auf dem Register: KENNZEICHEN.
!!! info "Info:"
Das Feld "Bestellnummer" steht auch für die Exporte und Importe zur Verfügung.
### Felder in Vorgang für Auftragsnummer / Feld für Vorgangsbezeichnung in E-Rechnung
* Der Wert aus dem Feld: "**Auftragsnummer**" befüllt in der E-Rechnung die **cbc:SalesOrderID**.
* Der Wert aus dem Feld: "**Vorgangsbezeichnung**" befüllt in der E-Rechnung die **cbc:Note**.
### Konfiguration der "Ausgabe per E-Mail"
Das Ausgabeformat des Dateianhangs der E-Mail wird in den Eigenschaften der E-Mail Layouts bestimmt. Öffnen Sie im Bereich der Vorgänge die Ausgabe und bearbeiten Sie die Eigenschaften Ihres genutzten E-Mail Layouts.
Im Register "**Optionen**" steht unter der Funktion "**E-Mail Anhänge**" die Formatauswahl in einem Auswahlfeld bereit. An dieser Stelle können Sie über das Auswahlfeld "Format" ein E-Rechnungs-Format für das E-Mail-Layout konfigurieren.
Als Format stehen für die E-Rechnung u. a. folgende Formate zur Verfügung:
* **ZUGFeRD (\*.pdf)**
* **XRechnung (\*.xml)**
!!! tip "Tipp"
Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung eines eigenen ZUGFeRD-Ausgabelayouts finden Sie im Kapitel [Ausgabe im PDF-Format: ZUGFeRD](../../05_wawi/vorgangsbearbeitung/schaltflaechen%20der%20vorgangsuebersicht/vorgangsdruck/vorgangslayout%20eigenschaften/auvorgangsdruckzugferd.md/#schritt-fur-schritt-eigenes-zugferd-ausgabelayout-einrichten).
Legen Sie die Layouts für den E-Mail-Versand so an, wie Sie diese benötigen. Beispielsweise:
* **E-Rechnung ZUGFeRD (Mail)**
* **E-Rechnung XRechnung (Mail)**
Über die Schaltfläche: STANDARD kann das bevorzugte E-Mail-Layout markiert werden, das auf dem Register: VORGÄNGE über die Schaltfläche: SENDEN standardmäßig angesprochen werden soll.
Konfigurieren Sie diese Layouts über Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN entsprechend Ihren Anforderungen und wählen Sie das benötigte Format.
!!! info "Info:"
Um den Dateinamen mittels Formel bzw. mit Variablen (z.B.: "«AktVog.BelegNr»") erstellen zu können, wird min. die Ausbaustufe "L" für die Gen. 20 benötigt, bei Gen. 24 ist diese Funktion in jeder Stufe enthalten.
!!! warning "Beachten Sie"
**"Weitere E-Mail Anhänge" werden nicht im Dokumentenmanagement gespeichert**
Für die Ablage im Dokumentenmanagement wird das in den Optionen des E-Mail-Layouts gewählte "Format" genutzt. Formate, die ggf. unter dem Punkt "Weitere E-Mail Anhänge" eingerichtet werden, stellen keine gültige E-Rechnung dar und werden auch nicht im Dokumentenmanagement abgelegt.
Ihre angelegten Layouts werden in der Vorgangsübersicht im Bereich "Ausgabe" der Vorgangsübersicht angezeigt und ausgewählt.
### Berechtigungsstruktur für Formatunterstützung E-Rechnung (\*,PDF, \*.XML)
Sollte das Format nicht ausgewählt werden können, prüfen Sie bitte zunächst, ob Sie die erforderliche Berechtigung besitzen.
Unter DATEI - EINSTELLUNGEN - BERECHTIGUNGEN - **Global** \- befindet sich die entsprechende Gruppe mit der benötigten Berechtigung:
* **Kennzeichen "Druck in Datei umleiten" verfügbar**
* **"Formatunterstützung E-Rechnung (\*.PDF, \*.XML) verfügbar**
## Prüfungen auf Ausgabe der E-Rechnung in der Software
### Manuelle E-Rechnungsprüfung auf Register: VORGÄNGE
Über die Funktion: "E-Rechnungsprüfung" kann getestet werden, ob die Software eine E-Rechnung ausgeben kann. An folgender Stelle rufen Sie die Funktion auf: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE - Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN - E-RECHNUNGSPRÜFUNG.
Die E-Rechnungsprüfung stellt sicher, dass mit den vorhandenen Angaben eine Ausgabe durch die Software erfolgen kann. Es findet keine Validierung der E-Rechnung statt.
Sollten Probleme vorhanden sein, die den Ausdruck der E-Rechnung durch die Software verhindern, erhalten Sie eine Information.
Im Anschluss öffnet sich das Protokoll.
### Manuelle E-Rechnungsprüfung auf Register: POSITIONEN im Vorgang
Über die Funktion: "E-Rechnungsprüfung" kann getestet werden, ob die Software eine E-Rechnung anhand bestimmter Konfigurationen, wie beispielsweise einer korrekten Konfiguration der Einheit ausgeben kann.
An folgender Stelle rufen Sie die Funktion auf: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE - (Vorgang durch Doppelklick zum Einsehen öffnen) - Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN - E-RECHNUNGSPRÜFUNG.
Wurde die Prüfung erfolgreich abgeschlossen, erhalten Sie eine Information, dass keine Unstimmigkeiten gefunden werden konnten.
Konnte eine Unstimmigkeit erkannt werden, erhalten Sie eine Information mit Lösungsvorschlag.
#### Werden auch Floskelartikel geprüft?
Floskelartikel stellen eine nicht-abrechenbare Position dar, da sie weder eine Menge noch einen Preis besitzen. Sogenannte Nicht-Abrechnungspositionen werden somit auch nicht in die den Teil des Datenformates (XML) einer E-Rechnung übernommen.
Es werden somit nur Positionen maschinenlesbar aufgeführt, die abgerechnet werden.
#### Wie geht die Software vor wenn eine Position ohne Einheit existiert?
Stößt die Prüfung auf eine Position ohne Einheit, so hinterlegt das System automatisch „C62“ (Dienstleistungseinheit) in der E-Rechnung.
## Automatische E-Rechnungsprüfung vor Speichern des Vorgangs
Eine automatische E-Rechnungsprüfung kann in den Vorgangs-Buchungsparametern (Register: Sonstige Eingabeparameter) mittels Kennzeichen: "E-Rechnungsprüfung vor dem Speichern" aktiviert / deaktiviert werden: [Buchungsparameter - Register: "sonstige Eingabeparameter"](../parameter/vorgaenge/buchungsparameter/glparamvorgangbuchparametersonstigeeingabeparameter.md).
Modul: E-Commerce ab "M"
### E-Commerce-Bestellungen mit Rabattpositionen
Enthält eine importierte E-Commerce-Bestellung einen Rabatt (z. B. einen Aktions- oder Gutscheinrabatt aus Shopware, eBay, Amazon oder Shopify), kann aus dem daraus erzeugten Vorgang direkt eine gültige E-Rechnung erstellt werden.
Der Rabatt wird dabei automatisch als normkonformer **Positions-Abschlag** in der E-Rechnung ausgewiesen – ein manueller Eingriff ist nicht erforderlich.
!!! info "Info"
Für diese Funktion ist keine zusätzliche Konfiguration notwendig, sofern in der Plattform-Konfiguration unter **VORGANGSERZEUGUNG** bereits eine **Rabatt-Artikelnummer** hinterlegt ist.
Weitere Informationen zur Konfiguration der Vorgangserzeugung:
[Vorgangserzeugung (Zahlung/Versand)](../../08_ecommerce/plattform-konfigurieren/ecom-vorgangserzeugung.md)
#### Standardartikel oder Rabattartikel?
Als Rabatt-Dummy-Artikel kann sowohl ein **Standardartikel** als auch ein Artikel der Artikelart **„Rabatt"** hinterlegt werden. In beiden Fällen wird die E-Rechnung korrekt erstellt. Die Varianten unterscheiden sich jedoch in ihrem Verhalten:
| | Standardartikel (empfohlen) | Artikelart „Rabatt" |
|---|---|---|
| **Rabatt aus dem Shop** | Wird unverändert übernommen | Wird durch ERP-Rabattlogik verarbeitet |
| **ERP-Rabattregeln** | Greifen nicht | Greifen zusätzlich (Adressen, Artikel) |
| **Empfohlen für** | Die meisten Anwender | Erfahrene Anwender mit gepflegten ERP-Konditionen |
!!! warning "Beachten Sie"
Bei Verwendung der Artikelart **„Rabatt"** greifen die Rabattregeln aus microtech ERP zusätzlich. Ist eine Adresse oder ein Artikel in der ERP nicht rabattfähig konfiguriert, wird der Rabatt aus dem Shop möglicherweise nicht oder nur teilweise ausgewiesen. Prüfen Sie in diesem Fall Ihre ERP-Konfiguration.